Leta 1988 je v bivši SDKJ delovala skupina s ciljem vsestranske proučitve zamenjave še danes veljavne oznake za žiro račun - identifikacije pravne osebe. Narejen je bil osnutek predloga, ki razen v SDK ni bil predstavljen širši javnosti. Tudi predlog za spremembo označevanja žiro in drugih računov novega plačilnega prometa (Ljubljana, 22. 01. 1993) ne rešuje kaj dosti, še več, vnaša dodatno zmedo v že tako nedorečeno identifikacijo pravne osebe. Osnutek iz leta 1988 je služil kot osnova za predlog nove identifikacije pravne osebe. Vsekakor je treba opozoriti na dejstvo, da sprememba identifikacije ni le stvar same SDK, temveč posega v vsako podjetje z bolj ali manj radikalno, vsekakor pa s spremembo, ki ima finančne posledice tj. stroške pri poslovanju. To pa je tisto področje, ki ga nikakor ne gre zanemariti, mora dobiti najširšo podporo, omogočiti vsaki pravni osebi, predvsem časovno, spremembe v vseh segmentih njenega poslovanja in prilagoditev novemu stanju. In prav zanemarjanje tega področja kaže na premajhen posluh, morda celo na podcenjevanje obsega, količine in zahtevnosti takega posega, kakor je sprememba identifikacije pravne osebe.
Na Službi je, da skupaj z ostalimi vladnimi organi in drugimi institucijami izpelje ustrezno šifriranje občin. Ne gre pozabiti na že pričete razprave in razmišljanja o novi upravi in določanju novih občin. Tudi mednarodne inštitucije so že naslovile na R Slovenijo, Urad za UN/EDIFACT zahtevek za nekatere šifrante (luke, letališča itd). Če ima SDK voljo in interes, potem je sedaj pravi trenutek za celovito, radikalno in dolgoročno spremembo identifikacijske oznake pravnih oseb.
Namen in cilj
Vsaka pravna oseba (tj. uporabnik) ima pri Službi družbenega knjigovodstva odprt žiro in morebitne druge račune. Sedanji način označevanja tj. številčenja ima pomanjkljivosti, ki jih predlog skuša odpraviti. Osnovan je na predpostavki, da ima vsaka upravna enota tj. občina svojo organizacijsko enoto SDK. Pri tem tudi upošteva, da identifikacijska oznaka pravne osebe ne vsebuje internih predpisov SDK. To pa pomeni večjo prožnost uporabe tako za uporabnike kakor tudi za SDK.
Sedanje stanje
Danes različne pravne osebe npr. Zavod Republike Slovenije za statistiko, Republiška carinska uprava, Banka Slovenije in ne nazadnje tudi SDK za različne namene in uporabnike zbirajo, obdelujejo in prikazujejo podatke.
Na kratko lahko vse te podatke imenujemo osnovne enote opazovanja. Da se lahko izvrši osnovno opazovanje vseh in vsakega posebej, mora vsaka pravna oseba imeti določeno oznako - identifikacijo. Te oznake SDK vodi v svojem Registru imetnikov računov - RIR. Nekaj podobnega vodi tudi Zavod RS za statistiko, Banka Slovenije, Republiška carinska uprava itd. Že bežen pogled npr. na register v SDK in Zavodu RS za statistiko pokaže njuno neenotnost in nepovezljivost. Ta nepovezljivost seveda ne pomeni, da SDK in Zavod RS za statistiko ne moreta primerjati želenih in določenih podatkov, pomeni pa, da taka primerjava ni enostavna. Če nič drugega, mora tako prva kot druga organizacija v svojih podatkovnih zbirkah imeti zapisana oba podatka - identifikaciji za vsako pravno osebo.
Povrh vsega pa obe organizaciji zbirata in obdelujeta podatke, ki se prepletajo in kar je še huje, so celo enaki.
Namen tega pisanja ni v poenotenju enega ali drugega registra z namenom lažjega in predvsem boljšega delovanja obeh organizacij in s tem tudi ostalih pravnih oseb, temveč v iskanju rešitev za identifikacijo uporabnika v registru SDK.
Sedanja konstrukcija žiro in drugih računov pravnih oseb, ki jih vodi SDK, ima lahko do 18 numeričnih znakov. Teh 18 cifer je razdeljeno v 4 skupine na naslednji način:
1. skupina: Organizacijska enota SDK
2. skupina: Osnovni račun
3. skupina: Namen ali občina
4. skupina: Individualna partija
Informacije, ki jih vsebuje takšen zapis so:
- Lokacija pravne osebe glede na pripadnost določeni organizacijski enoti SDK.
- Oznaka osnovnega računa iz kontnega plana računov SDK. Iz tega kontnega plana se opravi klasifikacija pravne osebe na določene skupine računov tj. na osnovni žiro račun in posamezne vrste računov izločenih sredstev.
- Podrobna delitev po namenu in vrsti sredstev v povezavi z osnovnim računom, ki je osnova za izločene račune. Pri določenih vplačilnih - proračunskih računih, se te oznake uporabljajo za označevanje občin.
- Identifikacijska številka lastnika računa s kontrolno številko.
Čeprav taka konstrukcija žiro računa lahko vsebuje do 18 znakov, se v praksi vsi zelo redko ali pa skoraj nikoli ne uporabljajo.
Verjetno je največja slabost sedanjega numeričnega označevanja računov v tem, da ni možna avtomatska kontrola usmerjenja sredstev. Računalniško podprta kontrola obsega le individualno partijo pravne osebe tj. 7 cifer, kjer je zadnja kontrolna, izračunana po nestandardnem modulu 11.
Izračun kontrolne številke je izveden na naslednji način:
0 1 4 2 7 9 0
-------------------
1 2 3 4 5 6 7
Številka na poziciji 1 se ne kontrolira.
Številke na pozicijah od 2 do 6 so pod kontrolo in njihova izračunana kontrolna številka je na poziciji 7. Algoritem izračuna kontrolne številke je naslednji:
Številko na 2 poziciji množimo z 1 = 1
Številko na 3 poziciji množimo z 2 = 8
Številko na 4 poziciji množimo s 3 = 6
Številko na 5 poziciji množimo s 4 = 28
Številko na 6 poziciji množimo s 5 = 45
===========================
Skupaj = 88
88 / 11 = 8, ostanek 0, tj. kontrolna številka !
Slabosti sedanjega stanja
Vidimo, da računalniška kontrola obsega le del individualne partije vsake pravne osebe, vsa ostala kontrola, predvsem točnost usmerjanja sredstev glede na sedež, osnovni račun, namen ali občino pa je odvisna od ročne tj. vizualne kontrole delavcev, ki sodelujejo v celotnem postopku obdelave plačilnega prometa. In teh ni malo: predhodna kontrola na šalterjih, kjer pravna oseba odda dokumente, delavci pri zajemanju in prenosu podatkov z dokumentov na računalniške medije, kontrolorji pravilnosti vnosa podatkov, delavci pri sortiranju in razvrščanju dokumentov itd. Vsi ti pa so le ljudje, kar seveda ni nobeno zagotovilo, da ne bo prišlo do napak.
Tudi pri samem dodeljevanju individualnih partij v okviru osnovnih računov sistemska (računalniška) kontrola ne omogoča točnosti pri identifikaciji pravne osebe. Enake individualne partije se v okviru ene organizacijske enote SDK pojavijo večkrat na različnih osnovnih računih.
Primer:
RAČUN PARTIJA
601 16 = gospodarstvo
603 16 = negospodarstvo
620 16 = poslovne banke
675 16 = hišni sveti
Dovolj je napaka ene številke (603 namesto 601) in že so sredstva napačno usmerjena!
V takih pogojih se lahko upravičeno trdi, da je točnost obdelave nalogov plačilnega prometa rezultat subjektivnega dela, kar v množični obdelavi nalogov plačilnega prometa ni moglo ostati brez posledic pri usmerjanju sredstev pravnim osebam.
Sedanji način označevanja pa ima med drugim še naslednje pomanjkljivosti:
- Vsebuje podatke, ki so po svoji prirodi vhodni in izhodni. Sprememba izhodnih podatkov SDK neposredno vpliva na spremembe vhodnih podatkov pravne osebe. Kot primer naj služijo spremembe organizacijske enote SDK, sprememba oznake osnovnega računa v kontnem planu računov SDK itd.
- Ne omogoča povezave vseh sredstev iste pravne osebe s pomočjo enotne in enosmiselne identifikacijske oznake.
- Omejuje širšo uporabo telekomunikacijskega prenosa podatkov.
- Preprečuje splošno možnost posodabljanja plačilnega prometa.
Računalniška podpora sedanjega modela identifikacijske oznake pravne osebe v SDK je maksimalna v danih pogojih in razmerah. Kontrolo lahko razdelimo v
- formalno in
- vsebinsko.
Formalna kontrola obsega
- kontrolo vhodnih podatkov na numeričnost
- pravilnost vnešenih podatkov za
- oznako SDK
- osnovni račun
- in odvisno od osnovnega računa še kontrolo
- namena ali občine
- izračun kontrolne številke.
Vse te kontrole se izvedejo s primerjavo ustreznih šifrantov.
Vsebinska kontrola se izvede le takrat, ko so vsi podatki formalne kontrole pravilni. Zgradi se ključ v obliki račun-namen/občina-partija za pristop do ustrezne podatkovne zbirke. Če takšen račun obstaja, potem je vsaj kar se tiče avtomatske kontrole vse v najlepšem redu. Jasno je, da noben računalniški program ne more odkriti napačno vpisanega osnovnega računa 603 namesto 601, če pa sta oba pravilna in še več, tudi enaki individualni partiji za oba različna osnovna računa sta v podatkovnih zbirkah!
Takšna napaka se lahko običajno odkrije le v časovno zelo neugodnem trenutku, ko je celotna računalniška obdelava plačilnega prometa praktično že zaključena. Delavci, ki sortirajo in kompletirajo dokumentacijo (dokumente plačilnega prometa) z računalniško izdelanimi seznami obdelanih dokumentov imajo možnost, da odkrijejo take napake. Takoj pa se postavi vprašanje, če je smotrno popraviti odkrite napake in ponoviti celotno računalniško obdelavo ter tako zamuditi časovne termine za oddajo dokumentacije na pošto. Običajno se napake evidentira in odpravi kot reklamacija s strani SDK pri obdelavi naslednji dan.
Predlog novega označevanja
Nov način numeričnega označevanja identifikacije pravne osebe v SDK bi obsegal največ 11 znakov naslednje oblike in vsebine:
1. skupina: Oznaka občine
2. skupina: Individualna partija
3. skupina: Vrsta sredstev
Novo označevanje pravnih oseb pomeni naslednje:
1. Prva skupina označuje občino, zadnja pa je kontrolna številka izračunana po standardnem modulu 11. Definicija modula 11 je taka, da približno 10% kombinacij ne pride v poštev. To pa tudi pomeni nov šifrant občin, ki bo nujno različen od sedanjega. Nesmiselno je na sedaj veljavne oznake občin dodajati kontrolne številke, ker bodo nekatere odpadle in jih je treba v vsakem primeru zamenjati. Druga možnost pa je izračun kontrolne številke po standardnem modulu 10, ki pa ne izloči nobene kombinacije, ima pa slabšo zagotovilo za odkrivanje napak pri različnih kombinacijah napačno vpisanih cifer. Obseg 999 ali 900 oznak za občine je dovolj velik za sedanje in vse bodoče potrebe države Slovenije.
2. Druga skupina s 5 številkami predstavlja identifikacijsko oznako pravne osebe oz. njenega računa v okviru ene občine. Zadnja 5 cifra je kontrolna številka izračunana po nekem standardnem načinu. Ta se lahko izračuna le iz te skupine npr. po modulu 11. Tudi če jih 10% odpade, to ni problematično, ker niso vezane na noben obstoječ šifrant.
Če pa se kontrolna številka izračuna tako, da poleg druge skupine znakov zajema še vse znake prve skupine, potem pa lahko pri izračunu po modulu 11 pride do situacije, ko nekatere oznake ne pridejo v poštev. To pa pomeni, da določene kombinacije iz prve skupine odpadejo zaradi vpliva cifer druge skupine. V tem primeru je smiselno uporabiti izračun kontrolne številke po modulu 10.
Obe skupini skupaj tvorita enoto in nedvoumno oznako za vsa sredstva iste pravne osebe.
Ker imajo določeni proračunski računi že sedaj predpisane enotne individualne partije v celi državi, lahko npr. v naprej rezerviramo številke do 9.999 za te namene. Vse kombinacije od 10.000 naprej pa so proste za uporabo v vsaki organizacijski enoti SDK.
3. Tretja skupina s 3 številkami, ki vključujejo tudi posebno kontrolno številko uporabljamo samo za vrsto sredstev ne pa za osnovni žiro račun. Pojem vrsta sredstev obsega dosedanji namen (skupna poraba, rezerva, sredstva za obračun itd). Če bi pravna oseba vsa svoja sredstva vodila le na osnovnem žiro računu (prva in druga skupina) potem tretje skupine sploh ne uporabljamo !
V Tabeli 1 je prikazana sedanja in predlagana oznaka za identifikacijo pravne osebe.
Neposredna zamenjava identifikacijske oznake pravne osebe vpliva na dve osnovni podatkovni zbirki SDK in sicer (1) register imetnikov računov in (2) matična datoteka. V prvi so zapisani vsi splošni podatki o vsaki pravni osebi, v drugi pa se evidentirajo in zbirajo vse finančne spremembe vsake pravne osebe. Iz teh dveh zbirk, ki sta vitalni za nemoteno opravljanje vseh nalog plačilnega prometa, pa se še dodatno izvedejo nekaj pomožnih podatkovnih zbirk. Nekatere se dnevno kreirajo za določeno vrsto obdelav, druge pa vsebujejo tedenske ali mesečne spremembe. Vse te izvedene zbirke niso problematične, so internega pomena in sprememba oznake za identifikacijo pravne osebe ne pomeni prevelikih težav pri novem oblikovanju njihove vsebine.
Cela stvar pa se zaplete pri registru in matični zbirki. Tukaj je treba poiskati in izpeljati tako reorganizacijo, da bodo vsi projekti in programi po možnosti delovali brez sprememb še naprej. Obdelave in programi so v SDK izdelani in se izdelujejo po načelu, da so vsi pristopi do podatkov neodvisni od aplikacijskih programov in programov za upravljanje z podatkovnimi zbirkami. Pristop do podatkov pomeni, da vsak programer uporabi standardno pristopno metodo in rutino, ki na dogovorjeni način opravi določeno nalogo: čitanje, pisanje, ažuriranje itd. zapisov v datoteki.
Torej je treba modificirati le standardne pristopne rutine in popraviti strukturo stavka, aplikacijske programe pa popraviti v tistih delih, kjer se formirajo ustrezni ključi kot vhodni podatek za pristopne rutine.
Verjetno so redke tiste pravne osebe, ki nimajo svoje poslovanje računalniško podprto. Nekatere aktivnosti pri pravnih osebah bodo verjetno naslednje:
- Sprememba identifikacijske oznake v vseh evidencah, kjer se pojavlja.
- Spremembe v računalniških programih.
- Obvestiti vse poslovne partnerje o novi oznaki.
- Tiskanje novih dokumentov (virmani, položnice, čeki, razni obrazci), če imajo predtiskane podatke.
- Spremeniti vse pogodbe (npr. dolgoročno odplačevanje knjig), izpisati vse plačilne dokumente in jih poslati poslovnim partnerjem.
Prednosti novega označevanja
Opisani način označevanja pravnih oseb med drugim prinaša naslednje prednosti:
- Daje informacijo o lokaciji lastnika žiro računa.
- Omogoča enosmiselno in enotno identifikacijo vsake pravne osebe.
- Omogoča sistemsko (računalniško) kontrolo vpisanih podatkov. To pa omogoča točno usmerjanje sredstev in pravilno knjiženje vsake spremembe.
- Zmanjšuje obseg dela na ročni in vizualni kontroli vnešenih podatkov.
- Ne vsebuje stalnih oznak, ki se nahajajo v ostalih evidencah, registrih ali šifrantih.
- Omogoča racionalno obdelavo podatkov v plačilnem prometu ob možni spremembi vseh predpisov, ki formirajo npr. določeno skupino pravnih oseb.
- Omogoča povezovanje vseh sredstev ene pravne osebe preko enotne identifikacije.
- Zagotavlja vse pogoje za nemoteno opravljanje vseh nalog kontrole pravilnosti nalogov za plačevanje, njihovo evidenco in statistiko.
- Ustvarja pogoje za avtomatsko spremljanje likvidnosti in pokritja računov pravne osebe.
- Omogoča enotno računalniško kontrolo podatkov za identifikacijo pravne osebe, kar je pogoj za nemoten prenos podatkov s pomočjo telekomunikacijskih sredstev v vseh organizacijskih enotah SDK in kar je tudi osnovni pogoj za računalniško izmenjevanje podatkov in bodoči "elektronski denar". To pa pomeni tudi ukinitev ročnega sortiranja in kompletiranja dokumentacije za pravno osebo, saj bi vse podatke o spremembah na svojih računih dobil računalniško izpisane.
- Omogoča, da vhodni podatki niso obremenjeni z internimi oznakami SDK.
- Omogoča, da se kontni plan osnovnih računov zamenja brez sprememb pri identifikaciji pravne osebe.
- Omogoča uvajanje novih vrst sredstev brez sprememb v trenutnem stanju.
- Zmanjšuje količino znakov pri vnosu podatkov.
V Tabeli 2 je prikazan obseg poslov pri vnosu podatkov na računalniške medije.
Zaključek
Vse to in še marsikaj zahteva določen čas in ne nazadnje tudi sredstva. SDK mora vsak svoj predlog in spremembo pravočasno objaviti. Prav gotovo ni SDK sama sebi namenjena, zato morajo tudi pravne osebe videti svoje interese v opisani spremembi oznake za identifikacijo, ki so:
- Manjši obseg dela pri pisanju identifikacijskih oznak na plačilnih dokumentih.
- Možnost, da se identifikacija uporabi pri internem knjiženju za povezovanje poslovnih dogodkov.
- Stabilnost oznake, ki bi se menjala le v spremembi občine.
Tabela 1: Primerjava stare in nove oznake
SSSSS - organizacijska enota SDK
RRR - osnovni račun
NNN - namen ali občina
PPPPPPK - partija s kontrolno številko
OOK - občina s kontrolno številko
IIIIK - identifikacijska oznaka s kontrolno številko
VVK - vrsta sredstev s kontrolno številno
Tabela 2: Število znakov na vnosu
Pri vnosu podatkov s plačilnega dokumenta je treba dodati še podatke o znesku, sklicevanju na številko itd.
Tabela 3: Število odpadlih računov po idejnem projektu
Vhodni podatki matične datoteke plačilnega prometa SDK podružnice Ljubljana z dne 5. aprila 1993. Oznaka sedeža 501 je bila zamenjana z 10 in dodana dosedanja oznaka za ekspozituro. Za prikaz računa 601 in njegovih izločenih sredstev je bil uporabljen standardni modul 11.
Opozoriti velja, da se število napak še poveča pri kombinacijah med posameznimi računi.
marec 1993
Ni komentarjev:
Objavite komentar