Mikrofilm ni nič novega. Iz časa II. svetovne vojne je bilo ohranjeno ogromno dokumentacijskega materiala ravno po zaslugi mikrofilma. Od teh začetkov dalje se je mikrofilm stalno postopno razvijal. Se eno opozorilo: mikrofilma namreč ne smemo enačiti niti iskati zveze s fotografiranjem, čeprav se uporablja podobna tehnologija.
Če pomislimo, kako dolgo se mikrofilm s koristjo uporablja, se naravnost vsiljuje vprašanje, zakaj njegova uporaba ni še bolj razširjena. Enostaven in logičen odgovor sledi, da možnost uporabe na tako številnih področjih, obenem pa velika fleksibilnost mikrofilmske tehnike omogočata tako razprostranjenost, da je uporaba navidezno neopazna. Vendar pa razvoj mikrofilma spremlja konstanten trend naraščanja, krivulja pa se je začela presenetljivo dvigati navzgor.
Kaj pa je pravzaprav mikrofilm? Pravilna definicija bi bila, da je mikrofilm nosilec računalniških informacij v analogni obliki. Ima zelo veliko kapacitet shranjevanja polnega besedila v obliki znakov ter svetlih in temnih polj. Pod pojmom znak razumemo črke in številke, tiskane ali rokopise, pod svetlimi in temnimi polji si predstavljamo fotografije, načrte in zemljevide.
Če je temu res tako, se takoj pojavi vprašanje, ali je mikrofilm tekmec računalniški obdelavi podatkov. Na to vprašanje lahko odločno odgovorimo z ne, vendar moramo takoj pristaviti, da se obe moderni tehnologiji izvrstno dopolnjujeta. Najbolj razširjena oblika nosilca informacij pri računalniški obdelavi podatkov sta magnetni disk in magnetni trak. Oba nosilca pomnita v digitalni oziroma magnetni obliki. Iz njih šele z računalniško tehniko dobimo analogne informacije na papir ali ekran. Najbližja povezava mikrofilma in računalniške obdelave podatkov je v načinu COM, kjer je mikrofilm lahko integralni del računalniškega sistema.
Spoznavanje osnovnih pojmov mikrofilma
Glavni nosilci informacij na mikrofilmu so:
- 16 mm film v zvitku za poslovno dokumentacijo
- 35 mm film za tehnično dokumentacijo
- 105 mm film za mikrofilmske kartice.
Mikrofilmske kartice ali s tujko "mikrofiše" (
microfiche) dobimo z rezanjem 105 mm širokega filma na 148 mm dolge kose tako, da dobimo format A6. Terminologija tu še ni popolnoma določena in osvojena.
Te medije hranimo v naslednjih oblikah:
- V zvitkih na kolutih
- V zvitkih v kasetah
- V žepkih oziroma konfekcionirano. To pomeni, film razrezan na trakove in vložen v posebne žepke, ki imajo obliko in velikost mikrofilmskih kartic. 35 mm film se lahko konfekcionira tudi na 80 kolonsko računalniško kartico z okencem.
Na kratko si oglejmo možnosti zmanjševanja prostora za arhiviranje s pomočjo mikrofilma. Pri 23 kratni pomanjšavi preslikamo na 30,4 m filma širine 16 mm približno 3.000 listov formata A4. Če pomanjšavo še povečamo na 45 krat, potem lahko posnamemo na enak film 12.000 strani. Če računamo, da pisarniški fascikel vsebuje 500 strani, je na enem zvitku 12 fasciklov. Ali ni to presenetljivo?
Mikrofilmska kartica vsebuje 420 strani formata A4 pri 48 kratni pomanjšavi.
Če nalagamo 100 mikrofilmskih kartic eno na drugo postane to kupček debeline 2,5 cm. V kupčku je torej 42.000 strani ali 84 fasciklov. Komentar je tukaj potreben le toliko, da se pove, da zavzema dokumentacija, posneta na mikrofilm le 2 % tistega prostora, ki je potreben za hranjenje iste količine informacij na papirju.
Omenili smo že tesno povezavo računalniške obdelave podatkov in mikrofilma. COM je kratica, ki pomeni »
Computer Output on Microfilm«, oziroma po slovensko »Računalniški izhod na mikrofilm«.
S pomočjo COM prenesemo podatke shranjene na magnetnih računalniških medijih direktno na mikrofilmske kartice, pri čemer dosegamo 10 krat večjo hitrost prenosa kot na papir. Ta hitrost znaša 5 strani na sekundo, pri čemer računamo, da ima stran 72 vrstic s po 132 znaki. To je 10 krat hitreje kot tiskanje na računalniškem tiskalniku. Z uporabo COM močno razbremenimo računalniški tiskalnik in prihranimo ogromno papirja. Malo poenostavljeno z namenom boljšega razumevanja deluje COM aparatura na naslednji način. Direktno iz računalnika ali z enote magnetnega traku se podatki prenesejo preko kontrolnih in logičnih enot na zaslon. Zaslon je vgrajen v mikrofilmski kameri, ki snema eno za drugo slike na zaslonu, kjer vsaka slika predstavlja eno stran papirja. Najnovejše COM aparature uporabljajo že lasersko tehniko.
COM mikrofilmska kartica velikost dopisnice oziroma formata A6 vsebuje pri 48 kratni pomanjšavi 420 strani. Predstavljajte si samo delo pri listanju 420 računalniških strani, ki je tukaj prihranjeno.
Pri 72 kratni pomanjšavi nosi mikrofilmska kartica 720 strani.
Postopki z mikrofilmskimi mediji so snemanje, konfekcioniranje, dupliciranje in čitanje ter kopiranje na papir.
Za snemanje poslovne dokumentacije formatov A4 se uporabljajo pretočne kamere, ki delujejo podobno kot kopirni aparati. Dokument prihaja preko vodil skozi kamero in se preslikava na mikrofilm. Pomanjšava je odvisna od optike, ki je večinoma izmenljiva. Faktorji pomanjšanja se v praksi gibljejo med 20 in 60 krat. Moderne kamere imajo že avtomatsko podajanje dokumentov in dosegajo hitrost od 200 do 700 dokumentov v minuti, odvisno od kvalitete in velikosti papirja. Kamera pri snemanju dokumente tudi oštevilči, da je možno kasnejše iskanje.
Ko je film posnet do konca, ga v posebni napravi razvijemo in osušimo. Dalje ga lahko hranimo v zvitku, v kaseti, ali vloženega v žepke.
Druga vrsta kamer je koračna kamera, ki ne vleče papirja, ampak posname razgrnjen dokument. Formati, ki se snemajo so od A3 pa celo do A0, to so v glavnem tehnične risbe, zemljevidi in načrti. Snema se na 35 mm film. Poudarek pri teh kamerah je v kvaliteti in ne na hitrosti snemanja. 35 mm film s tehnično dokumentacijo najpogosteje konfekcioniramo na velikost 80 kolonske računalniške kartice, ki ima na desni strani izrezano okence, pripravljeno za vstavitev posnetka. 35 mm film se lahko konfekcionira tudi v žepke.
Zelo pomembne priprave so čitalnice za vse oblike mikrofilmskih medijev. Čitalnice imajo ekran, na katerega se preko potike s pomočjo žarnice dobi slika dokumenta v normalni velikosti. Čitalci so lahko kombinirani s tiskalnikom. Tiskalnik je naprava, ki preslika posnetek z mikrofilma na papir v normalni velikosti. Če želimo več izvodov mikrofilmskih kartic ali drugih mikrofilmskih medijev, služijo naprave za dupliciranje.
Organizacijski in pravni aspekti mikrofilma
Kadar se odločamo za eno od oblik mikrofilma, moramo upoštevati naslednje faktorje:
- Kakšni dokumenti se bodo snemali, s stališča velikosti, barve in hranjenja
- Število strani, ki predstavljajo zaključeno celoto
- Skupno število dokumentov
- Količino sprememb in dopolnitev
- Pogostost iskanja posameznih informacij
- Obstoječo opremo v delovni organizaciji
- Cene raznih priprav za različne formate
- širjenje in razvoj delovne organizacije v naslednjih petih letih
- Varnost in zaščito mikrofilma
- Število potrebnih kopij za uporabo na različnih mestih
Področja uporabe
l. Poslovna dokumentacija do formata A3
- aktivna, ki je že v uporabi
- pasivna, arhivska, ki se mora po zakonu hraniti 5 ali več let.
- Fakture, dopisi, bančni čeki, pogodbe, samoupravni sporazumi, odločbe, osebni kartoni, zapisniki, pravilniki itd. Nujno potrebno je, da ima delovna organizacija pravilnik o arhiviranju. Ta dokumentacija se snema na pretočni kameri.
2. Tehnična dokumentacija, ki je lahko vezana in v večjih formatih. To so knjige raznih formatov, časopisi, revije in članki. Obstajajo tudi barvni mikrofilmski katalogi in tehnične risbe formatov A2, A1 in A0, katastrske mape in geografske karte ter zemljevidi. Ta dokumentacija se snema na koračni kameri.
Uvajanje mikrofilma v poslovanje
Za mikrofilmsko tehniko velja zelo podoben pristop pri uvajanju kot pri računalniški obdelavi podatkov, to je preko tehnike, sistemske analize do realizacije po projektni tehnologiji. Groba razdelitev aktivnosti potrebnih pri uvajanju mikrofilma je naslednja:
Za izdelavo analize področij, ki so potencialna za prehod na mikrofilm, moramo najprej določiti sodelavca iz vrst lastnih razpoložljivih organizatorjev, ali pa najeti strokovnjaka od zunaj. Če tak organizator še nima izkušenj z mikrofilmom, mora najprej proučiti razpoložljivo literaturo, si ogledati nekaj mikrofilmskih centrov, obiskati nekaj sejmov in se posvetovati z zastopniki tujih firm, ker doma teh naprav še ne delamo. Medtem, ko se izdeluje analiza potreb po mikrofilmski tehniki, se navadno v obliki krajših predavanj in prezentacij popularizira ta noviteta v delovni organizaciji.
Pri izdelavi analize stanja v podjetju se posebna pozornost posveti naslednjim vprašanjem:
- Kakšen je obstoječi potek dela
- Katere vrste in koliko dokumentov je treba posneti
- Pogostost sprememb in dopolnitev mikrofilmskega arhiva
- Pogostost in hitrost povratne informacije iz mikrofilmskega arhiva
- Kdo vse potrebuje kopije mikrofilma
- Organizacija dela in poslovanja
Na osnovi analize odgovorov na ta vprašanja predlagamo naslednje:
- Novo organizacijo dela in poslovanja
- Potrebno opremo in prostore
- Potrebne kadre in strokovno usposobljenost
- obliko mikrofilma in način arhiviranja
- Način iskanja posnetkov
- Višino investicij z ekonomsko analizo upravičenosti.
Na osnovi tega se samoupravni in vodilni organi odločajo o začetku projekta.
Zelo pomembna vprašanja se včasih postavljajo pred zagovornike mikrofilma, to je pravno priznanje kopij, napravljenih iz mikrofilma. Znanstveno in praktično je dokazano, da je na mikrofilmu nemogoče spremeniti posneti dokument. Dodatne posege, kot npr. dopisovanje ali brisanje na papirju, se da s pomočjo mikrofilmske tehnike odkriti. Tudi pri nas se v praksi z vedno večjim zaupanjem na sodiščih sprejemajo kot dokazni material kopije z mikrofilma.
Januar 1985
