MOGUĆNOSTI ZA UNAPREĐENJE KLASIRANJA NALOGA PLATNOG PROMETA [1]
Koji su glavni nedostaci takozvanog AROPS načina klasiranja, a u čemu su prednosti sistema TEZAURUS
SDK je dužna da
korisnike društvenih sredstava informiše o dnevnim promenama na njihovim
računima i omogućava im uvid u stanje sredstava na ovim računima.
Danas SDK obavlja
to informisanje na dva načina: o dnevnom stanju informiše korisnike izvodima, a
o dnevnim promenama listom konsignacije i priloženim dokumentima.
Faza platnog
prometa, koja u tom procesu iziskuje najviše vremena, je ručno klasiranje
dokumenata jer današnji instrumenti plaćanja onemogućavaju mašinsko klasiranje
dokumenata.
U razvoju
računarske obrade platnog prometa, u periodu od poslednje tri godine, veliki
broj ručnih obrada prenet je na računare, i time unapređena i obezbeđena
tačnija obrada nekih delova platnog prometa. Međutim, ručno klasiranje
dokumenata se zbog funkcija Službe i zbog raznovrsnosti dokumenata (kako po
obliku tako i po načinu upisanih stavki) nije moglo izbeći. U vreme razvoja
automatizacije bilo je više idejnih pokušaja da se ručno klasiranje ukine jer
nema izgleda za automatizaciju ove funkcije u datom trenutku. Posle više
analiza utvrđeno je da je za sada ručno klasiranje za večinu dokumenata
neophodno, a na drugoj strani postoje mogućnosti i određena rešenja da se deo
obrade klasiranja preda računaru.
Pristup problemu
klasiranja zahtevao je promenu u organizaciji klasiranja u sledećim pravcima: u
kvalitetu, brzini i standardizaciji. Analizom stanja utvrđeno je da se zbog
spore obrade u klasiranju produžava prema obrtu sredstava, da se zbog lošeg
kvaliteta izlaznog materiala povećava broj radnika na reklamacijama i da zbog
netačno definisanog posla u Službi postoji toliko načina klasiranja koliko ima
filijala. Cilj traženja novih načina klasiranja je u tome da se ova funkcija u
SDK učini jednostavnijom i jedinstvenom ali sa mogućnošću više varijanti
(centralizovano, decentralizovano itd.), tako da je rešenje prihvatljivo kako
za najveće tako i za najmanje filijale.
Drugo čega se
treba pridržavati je da se računar uključi u klasiranje i kontrolu, tako da
klasiranje diktira način obrade računara, a ne obrnuto kao do sada. Rezultat
klasiranja treba da se podudara sa rezultatom računske obrade (redosled
sortiranih dokumenata isti je redosledu štampanja konsignacija).
Klasiranje mora
da bude fleksibilno i što više nezavisno od računara i drugih službi. Time se
omogućava veća propusna moć obrade klasiranja, dakle, veća brzina.
Potrebno je
uvođenje individualne odgovornosti i mogućnosti ispravljanja grešaka koje se
javljaju pri klasiranju i pri unošenju podataka u sistem (bušenje). Dakle,
potrebno je da se uvede unakrsna kontrola dokumenata i da se eliminiše većina
potencijalnih reklamacija.
KRITIČKI OSVRT NA AROPS NAČIN KLASIRANJA
Princip starog
načina klasiranja bazira na hijerarhiji razvrstanja dokumenata (razgranata
struktura). Kod ovakvog metoda (slika 1) svi dokumenti dolaze do ulazne tačke u
proces klasiranja i razvrstavaju se grubo na oko 10 mesta (po klasama osnovnih
računa, po sedištima, po poslovnicama). Svaka od ovih grana se dalje razvrstava
opet grubo na oko 10 raznih grana. Postupak se nastavlja do konačnog
razvrstavanja dokumenata u pregratke određenih korisnika. Postoji i razvrstan
broj nivoa ovako razgranate strukture, što zavisi od konačnog broja mesta na
koje treba razvrstati dokumente.
Broj nivoa za
određenu vrstu korisnika jednak je broju premeštanja svakog dokumenta iz date
vrste korisnika, koja su potrebna da dokumenat dođe do konačnog razvrstavanja.
Na kraju su dokumenti sortirani u silaznom, odnosno uzlaznom redosledu s
obzirom na ulazno razvrstavanje dokumenata i s obzirom na paran, odnosno
neparan broj nivoa (premeštanja) potrebnih do konačnog razvrstavanja.
Za konačni
redosled dokumenata koji mora da se poklapa sa redosledom odštampanih
konsignacija, potrebno je da su dokumenti pre početka klasiranja pripremljeni u
istom redosledu kao što je to određeno u računaru. U AROPS verziji moguća su dva
načina sorta: (i) dokumenti su u okviru korisnikovog računa sortirani po rednom
broju vrećice (papirne trake), (ii) po rednom broju određene vrećice koja je
bez greške, (iii) za određene klase dokumenata za koje je potreban neparan broj
premeštaja (nivoa u razgranatoj strukturi) potrebno je još jedno dodatno
premeštanje, da se iz silaznog redosleda dobije ulazni redosled. Ovako
sortirani material sada se može kontrolisati izlaznom listom konsignacija koje
se štampanju na kraju obrade platnog prometa na računaru.
Za veću propusnu
moć procesa klasiranja mogu da se uspostave dve ili više hijerarhija sortiranja
(više razgranatih struktura). Međutim, u tom slučaju nastaje problem pri
spajanju sortiranih dokumenata svih hijerarhija zbog konačnog redosleda dokumenata.
Problemi koji
nastaju prilikom hijerarhijskog načina klasiranja izražavaju se u sledećim
oblicima:
1. Prostorija
Za razvrstavanje
dokumenata potrebna je srazmerno velika i jedinstvena prostorija, pošto se samo
u ovakvoj prostoriji mogu nesmetano odvijati više ili manje sve operacije. Na
sredini prostorije potreban je veliki sto gde se grubo razvrstavaju dokumenti.
Uz zidove se nalaze pregradci u koje se ulažu konačno klasirani dokumenti. Za
nesmetano kretanje radnika potreban je dovoljan prostor između stola i
pregradaka.
2. Greške
U svim fazama
klasičnog načina klasiranja nalozi se više puta pokreću u klasiranju, pa je
moguć izvor nepreglednog broja grešaka. Pošto stalna kontrola nije moguća, gube
sa pogrešno klasirani nalozi. Potreba za ovako izgubljenim nalozima pokazaju se
prilikom konačnog usklađivanja sortiranih dokumenata sa odštampanim
konsignacijama.
3. Ispravljanje nađenih grešaka
Pored toga što
izvor za pogrešno usmeravanje (sravnjivanje) naloga ima veliki broj (svaki nivo
u hijerarhijskoj strukturi je potencijalni izvor grešaka), u ovom načinu
klasiranja mnogo je otežano ispravljanje pronađenih grešaka. Od trenutka kada
se dokument uputi u pogrešan pravac (pogrešna grana hijerarhijske strukture) pa
do trenutka kada ovaj dokument treba pronaći (vreme kontrole dokumenata
konsignacijama) protekne obično mnogo vremena, pa je zato teže razmišljati o
tome gde je dokument zalutao. Dokument tako treba tražiti u celokupnoj masi
naloga dnevnog platnog prometa filijale, a što je kod večih filijala praktično
nemoguće. Ukoliko se redosled štampanih konsignacija ne poklapa sa redosledom
klasiranih naloga, više se ne može govoriti o traženju i spravljanju grešaka
klasiranih naloga.
4. Grupna odgovornost za rezultate rada
U hijerarhijskom
načinu klasiranja svaki nalog proputuje više nivoa sortiranja (od najgrubljeg
sorta u klase računa do poslednjeg, finog sorta u pregratke korisnika). Jasno
je da čitav put klasiranja određenog dokumenta ne može da prati jedan radnik,
zato i svaki nalog putuje kroz mnogo ruku. U vreme procesa klasiranja naloga,
položaj naloga je nedefinisan. Tačno su određene samo tačka ulaza naloga u
proces klasiranja i tačka izlaza naloga u odgovarajući pregradak (ako je ovaj
pravilan). U ovakvom procesu niko lično ne može biti odgovoran za rezultat
određene grupe klasiranja dokumenata, pošto nije njegova krivica što određeni
nalog uopšte nije dospeo do njegovog nivoa, jer je greškom već zalutao na
pogrešan put.
5. Brzina klasiranja malo zavisi od broja ljudi
Brojem klasera ne
može se istovremeno povećati brzina klasiranja pošto je u hijerarhijskoj
strukturi usko grlo ulazna tačka dokumenata u proces klasiranja. Kroz ovu tačku
moraju da pođu sva dokumenta. Na ovom mestu može da radi samo jedan radnik, jer
bi se uporednim radom na tom radnom mestu poremetila sortna struktura ulaznih,
a tako i izlaznih naloga.
Mogućno je
uporedo uspostaviti čitavu hijerarhiju klasiranja što, međutim, izaziva zahteve
za novim, još jedanput večim prostorom, što jako otežava usklađivanje rezultata
obe hijerarhije klasiranja.
6. Neravnomerno opterećenje
U sistemu
hijerarhijskog dokumenata obično je jedan radnik odgovoran u procesu za
klasiranje unapred određenih klasa naloga. Od broja naloga u određenoj klasi
zavisi koliko tačaka klasiranja dokumenata obrađuje jedan radnik. Međutim,
nalozi pritiču više ili manje ravnomerno samo do ulazne tačke klasiranja,
odnosno u sledećem nivou do onih grana koje imaju procentualno najviše naloga.
Što je niži nivo klasiranja (finije sortiranje), u toliko se više vremenski
menja priliv naloga. Adekvatno ovome, radnici u različitim vremenskim periodima
različito su zaposleni. Vreme, koje je obavezna posledica neravnomernog priliva
materiala, ne može se nadoknaditi preteranim opterećenjem radnika u vreme velikog
priliva materijala.
7. Loše definisan rad
Radnik nema
celoviti pregled nad procesom rada, već uvek učestvuju samo u malom deliću
celokupnog procesa, što se može skoro poistovetiti sa ubitačnom tekućom trakom
u industriji. Pored toga što rad u toj strukturi nije tako dobro definisan kao
što je, na primer, na tekućoj traci, radnik takođe ne vidi rezultate svog rada,
pa zato lično nije zainteresovan za postizanje što boljeg rezultata svog rada.
8. Naporan i jednoličan posao
U hijerarhijskom
sortiranju naloga postoji više nivoa razvrstavanja, što obavezno ima za
posledicu prenošenje naloga. U konačnom, finom razvrstavanju svakog naloga
posebno po pregradcima korisnika, ovo ulaganje naloga je i fizički naporno, jer
treba izdržati vreme celokupne radne smene. Ako je pri tome posao stalno isti,
jasno je da klaser radi u teškim uslovima rada.
9. Zavisnost klasiranja od računara
Redosled konačnih
konsignacija, koje sa dokumentima idu korisnicima, utvrđen je u AROPS
aplikaciji sortnim pojmom u programu koji štampa konsignacije. U AROPS verziji
postoje dve mogućnosti: soritiranje naloga jednog korisnika po broju ulazne
papirne trake (vrećice) ili, pak, po rednom broju čistoti papirne trake
(papirna traka – vrećica – koju sistemska kontrola unapred očisti, dobije redni
broj 1, a druga očišćena vrećica redni broj 2 itd.).
Pre početka
sortiranja u obe verzije treba pripremiti redosled vrećica po kojem se štampaju
konačne konsignacije. Tako celokupni sistem klasiranja zavisi od toka obrade na
sistemu umesto da proces klasiranja utiče na rezultat računarski ispisanih
konsignacija.
10. Faza kontrole klasiranih naloga na kraju procesa
Do trenutka
štampanja konsignacija nema mogućnosti za kontrolu pravilnosti klasiranja
naloga po pregradcima. To je prilično kasno što ima za posledicu nesavesnu
kontrolu ili, pak, osetno produžavanje kraja obrade platnog prometa. U fazi
kontrole obično se nađe i priličan broj grešaka koje nisu posledice pogrešno
klasiranih dokumenata, već su posledica loše sistemske kontrole ili pogrešnog
bušenja (pogrešno usmeravanje istih partija sa različitih računa 701-602-620
itd.). Greške ove vrste više se ne mogu ispraviti pošto je u vreme kontrole
sortiranih dokumenata računarska obrada platnog prometa već završena (obrađeni
izvodi, ažurirane datoteke o finansijskom stanju korisnika itd.).
11. Poslata zbirna aviza
S obzirom na
štampane konsignacije kod lošeg klasiranja materijala organizaciono je izuzetno
teško izvršiti razbijanje naloga na pakete koji idu u druga obračunska sedišta
na manje paketa (do 500 naloga na jedan zbirni avizo).
Posledice
problema nabrojanih od 1 do 11 su sledeće:
- priličan broj procesa loše dokumentovanih naloga na privremenom računu;
- veliki broj reklamacija koje su posledica pogrešno uloženih, usmerenih i izgubljenih naloga (pošto nema unakrsne kontrole dobiju se pogrešna usmeravanja istih partija na raznim računima 701-603-620 itd.), kao i neknjiženih naloga;
- obrtanje sredstava je dugotrajno pošto se klasiranje razvuče na više od dve smene; zbirna aviza se kod većih filijala ne mohu dostaviti istog dana;
- deo materijala ostaje neobrađen za naredni dan kada klaseri još nemaju tekući priliv dokumenata do prvih čistih traka;
- obično loše uređen materijal, s obzirom na konsignacije, predstavlja posebno osetljiv problem kod korisnika sa velikim brojem naloga dnevno (banke itd.).
PREIMUĆSTVA TEZAURUS NAČINA KLASIRANJA
Godine 1975.
počeli smo u SDK Filijala Ljubljana intenzivnije da rešavamo probleme
klasiranja naloga, pošto se sa hijerarhijskim načinom klasiranja kod filijala
sa velikim brojem dokumenata zbog navedenih nadostataka pokazalo da porastom
broja naloga automatizacija platnog prometa vodi slabijem umesto boljim
rezultatima. Problemi su se gomilali, a osnovni nedostaci se nisu mogli
otkloniti manjim ispravkama starog načina klasiranja. Rešenje za klasiranje
traženo je u boljem kvalitetu i povećanoj propusnoj moći grupe za klasiranje.
Osnovna ideja
novog pristupa bila je, da sortiranjem manjeg broja dokumenata, dobijemo manje
problema, pošto za vreme sortiranja raste mogućnost nastajanja grešaka
srazmerno sa kvadratom broja dokumenata i kvadratom broja konačnih tačaka
klasiranja (broj korisnika). Prema tome, ako se sortiranje čitave mase
dokumenata razbije na sortiranje više pojedinačnih delova, mogućnost nastajanja
grešaka se odgovarajuće smanjuje. Tako je sortirano više delova ukupnog prometa
sa mogućnošću nastajanja grešaka koje je toliko puta manja koliko ima delova
sortiranog materijala u celini.
Kod faze mešanja (spajanja)
svih sortiranih delova u konačno sortiranu masu svih dokumenata (merge faza)
nalazi se značajna karakteristika platnog prometa u SDK koja olakšava konačno
mešanje dokumenata; ovo je činjenica da je u SDK broj korisnika, koji nose
najveći deo dokumenata dnevnog platnog prometa, prilično mali.
Prema tome, u
fazi mešanja (merge faza) ne prenosi se individualno svaki dokumenat posebno,
već manji broj paketa (za jednog korisnika), što može ovu fazu bitno da
pojednostavi.
Prema tome, prvi
zaključak je razbijanje sorta celokupne mase dokumenata na sortiranje
dokumenata po delovima i mešanje (merge) delova u konačno sortirani materijal.
Prednost ovakvog
rešenja je u smanjenju potencijalnih grešaka na jednoj strani i istovremeno
zapošljavanje više radnika na drugoj strani (jedan deo – jedan radnik); dakle,
povećanje propusne moći grupe za klasiranje.
Rešenje smo
tražili i u kvalitetu izlaznog materijala, dakle, u kontroli rada. Ova kontrola
treba da bude tekuća i vremenski ne sme biti pomerena na kraj procesa rada.
Unakrsnom kontrolom (unakrsna s obzirom na sistemsku kontrolu) omogućili bi
vršenje ispravki u sistemu pogrešno knjižnog dokumenta (pogrešno usmeravanje sa
računa 601 na 603, iz sedišta 1 na sedište 2 itd.). S obzirom da smo sortiranje
razbili na više delova, mogućnost da se nađe pogrešno klasirani dokument kod
uzastopne kontrole je mnogo veća, čak i zagarantovana. Međutim, za ovu fazu
rada treba da razpolažemo sa programskima rešenjama koji imajo mogućnost
pristupa do podataka u takvom obliku kao što to traži radnik na klasiranju.
Tako je problem
sortiranja idejno rešen. Sortiraju se mali delovi i uz put se kontroliše
rezultat rada. Time se olakšava traženje pogrešno klasiranih naloga i omogućava
vršenje ispravki pogrešno upisanih dokumenata u sistemu pre završetka obrade.
Međutim, ostaje
problem mešanja svih sortiranih delova u konačno sortirani promet (merge faza).
Za ovu fazu treba uzeti u obzir okolnost koja olakšava vršenje sortiranja u
SDK, i to da samo 3-5 % korisnika ima 70 % svih naloga dnevnog platnog prometa.
Prema tome, pre faze mešanja treba pripremiti dokumente, koje se odnose na
jednog korisnika, u vidu paketa (koverta, paketa i sl.). Ovakvim načinom, u
fazi mešanja, učestvuje bitno manji broj jedinica od ukupnog broja svih
dokumenata. Pošto su dokumenti u ovim jedinicama već prekontrolisani (i
ispravljeni ako je to bilo potrebno), posle izvršene faze mešanja preostaje još
samo kontrola postojanja svih jedinica (paketa) ili tzv. faza kontrole - rekapitulacija.
Mešanje rezultata
delimičnih sortova je na taj način pojednostavljeno pripremom paketa dokumenata
koji pripadaju jednom korisniku već u fazi delimičnog sorta. Kontrola mešanja
omogučena je rekapitulacijama paketa koje ispisuje računar. Posao u konačnoj
fazi mešanja na taj način je lakši zato što su svi paketi istog oblika, a
oznake korisnika jasno ispisane na vidljivom mestu pomoću računara.
Ovako modulirani
pristup omogućava centralizovanu i decentralizovanu organizaciju klasiranja.
Odgovornost za pravilno sortiran materijal ostaje na mestu delimičnog sorta.
Samo poslednja faza mešanja nalazi se u odgovornosti centralnog ulaganja.
Brojem radnika srazmerno se povećava propusna moć (brzina klasiranja). Prema
tome, filijala sa velikim brojem naloga i, takođe, sa velikim problemima,
idejno se razbije na veći broj manjih jedinica koje snose celokupnu odgovornost
za svoj rad. Glavna kontrola uključuje se u fazu klasiranja i time se
ravnomerno raspoređuje u vremenu do kraja obrade na sistemu, čime se najosetljiviji
deo klasiranja pomera u povoljnije vreme dnevne obrade.
Osnovni element
platnog prometa je nalog. U automatskoj obradi nalozi se grupišu u vrećice.
Svaka vrećica dobija svoj broj kojim je označena u sistemu (broj vrećice je
jednak broju papirne trake). Novim načinom klasiranja dobija se još jedan nov
pojam koji se odnosi na deo naloga, a koji se posebno sortiraju.
Ova nova jedinica
naziva se kutija. Sve kutije (delimični sortovi) mešaju se u tzv. velike
kutije.
Prema tome,
celokupan dnevni promet filijale sastavljen je od kutija. Svaka kutija sadrži
više vrećica (traka) u kojima su grupisane logičke celine, koje se sastoje od
osnovnih elemenata platnog prometa – naloga.
Istu sliku
platnog prometa treba da imamo u računaru. Radi toga je potrebno da imamo bazu
podataka koja se može na isti način logično adresirati. Uz ovako modulirano
strukturiranu bazu podataka bilo kojoj grupi radnika u dnevnom platnom prometu
mogu se predavati podaci u formi koja grupi najviše odgovara.
Nalozi dolaze u
odeljenje za klasiranje u vrećicama označenim brojevima (br. papirne trake).
Ovi nalozi mogu da dolaze od sistemske kontrole (prema tome već očišćene
trake), ili pak od grupe za pripremu logičkih celina i vrečica koja je određenu
klasu naloga (npr. virmani) već razdvojila na odobrenja i zaduženja. Vrećica sa
nalozima za odobrenje ide u grupu za klasiranje, a vrećica sa nalozima za zaduženja
u grupu za unošenje podataka u sistem (bušenje) i grupu za sistemsku kontrolu.
Kod ovih naloga značajno je da su obe vrećice označene istim brojem, kao i da
su nalozi u obe vrećice sortirani po istom redosledu.
Radnik u grupi za
klasiranje uzima dokumenta iz vrećice i izvršava konačno sortiranje; izvršava
klasiranje svih dokumenta po oznaci korisnika i to za naloge koji idu u strana
sedišta, a za domaće naloge po osnovnom računu, u okviru računa po opštinama
ili nameni, u okviru toga po partiji. U vrećicama se nalazi oko 300 do 500
dokumenata obično za oko 100 do 150 različitih korisnika. Radnik izvrši konačno
klasiranje više vrećica i kao rezultat svoga rada dobije na stolu dokumenta
koji su u okviru jedne vrećice presortirana po sedištima (za dokumenta stranih
sedišta) i po računu, nameni ili opštini i partiji (za dokumenta domaćih
korisnika).
Šef grupa za
klasiranje zahteva od računara ili sistemske kontrole u određenim vremenskim
intervalima spisak vrećica (traka) koje je sistemska kontrola već očistila
(O=KL funkcija kontrolnog programa ili lista očišćenih traka na kraju izvršenih
ispravki). Na drugoj strani šef grupe za klasiranje upisuje u svoj dnevnik
brojeve svih vrećica (traka) čiju su dokumenta radnici već sortirali. Na osnovu
ove dve informacije: broja čistih traka i broja klasiranih traka, šef grupe
određuje klaserane koje klasiranje vrećice treba da sačinjavaju jednu kutiju.
Kombinacija vrećica koje pripadaju jednoj kutiji upisuje se u takozvani dnevnik
klasiranja. Dnevnik klasiranja predstavlja štampani formular, a potreban je da
se iz njega vade podaci o redosledu vrećica u određenoj kutiji koje se unose u
sistem. Kada su podaci iz dnevnka klasiranja upisani u sistem, radnik u grupi
za klasiranje može da zahteva izvod kontrolnih konsignacija za određenu kutiju
(broj dnevnika). Kontrolne konsignacije (ili delimične konsignacije) namenjene
su kontroli sortiranih dokumenta. Istovremeno služe i kao saopštenje korisniku
društvenih sredstava o izvršenim transakcijama, dakle, one zamenjuje stare
konačne konsignacije u AROPS načinu klasiranja.
Kontrola
konsignacija sadrži podatke korisnika kome je namenjena (oznaka računa), podatke
o broju kutija za koju je pisana i o rednom broju strane u okviru kutije. Ovi
podaci kasnije služe za kontrolu faze mešanja pomoću rekapitulacije. U svakom
detaljnom redu kontrolne konsignacije nalaze se podaci o protivstavci naloga za
račun korisnika, kao i podaci koji su važni prilikom reševanja reklamacija
(arhiva): redni broj naloga u prometnoj datoteci, broj logičke celine i broj
vrećice u kojoj je bio dokumenat.
Ovakvim načinom
sastavljanja kutija iz već očiišćenih traka izbegnu se problemi koji nastupe
ako se već unapred kreira dnevnik klasiranja kutija. Često puta se događa da su
skoro sve vrećice u okviru jedne kutije čiste, a kontrola ovakve kutije se
odugovlači samo zbog jedne nečiste vrećice dokumenata.
Kontrolne
konsignacije u Ljubljani se štampaju na koverte. Na jednoj koverti ispisano je
do 18 stavki, dakle, ovakav koverat može da sadrži do 18 naloga. Pošto su
stavke na kontrolnim konsignacijama pisane u istom redosledu po kojem su nalozi
sortirani u okviru vrećica, kontrola dokumenata je jednostavna. Istovremeno sa
kontrolom odvija se i ulaganje naloga u kovertu kontrolne konsignacije. Klaser
ima pred sobom na stolu više vrećica sortiranih dokumenata, a informacija o
broju traka, koja je ispisana na kontrolnoj konsignaciji, predstavlja za
klasere podatak na kojoj gomili se nalazi odgovarajući nalog. Svim ovim
podacima radnik na klasiranju jednostavno kontroliše pravilnost sortiranja
naloga na jednoj strani, a na drugoj strani pravilnost upisa naloga u sistemu.
Prema tome, omogućena je unakrsna kontrola naloga i time bitno smanjena
mogućnost za pogrešno usmeravanje naloga. Dokumentaciju za bilo koji nalog, za
koji je bilo utvrđeno pogrešno mesto u sortnom redosledu, ili, pak, pogrešan
upis u sistem, klaser nalazi u okviru svog materijala. Zato je on potpuno
odgovoran za ispravku greške. Kod pogrešnog upisa u sistem radnik uočava grešku
sistema, a kod pogrešno uloženog naloga ispravi sortni redosled.
Posle završene
kontrole dokumenata (time i posle završenog ulaganja dokumenata u koverte)
jedne kutije potrebno je ulaganje u velike kutije. U velike kutije se ulažu
kontrolne konsignacije sa dokumentima po istom redosledu kao i u male kutije. U
okviru jednog korisnika ulažu se kontrolne konsignacije po rednom broju kutije,
čime se olakšava kasnije kontrola pomoću rekapitulacija. Na kraju radnog dana
dobije se celokupna dokumentacija platnog prometa sortirana po oznakama
korisnika u velikim kutijama.
Postupak mešanja
kontrolnih konsignacija iz kutija u velike kutije jednostavniji je i brži od
prvobitnog sortiranja dokumenata. Mešanje u velike kutije ide po istom uzlaznom
redosledu po kome su dokumenti već složeni u kutiju. Material za mešanje nije
više dokumenat sa svim mogućim oblicima i rukopisima (što otežava klasiranje),
već koverat koji ima na prikladnom mestu računski ispisanu oznaku korisnika
(sortni pojam). Ova se operacija obično vrši u kutijama koje imaju oblik
prilagođen veličini koverta. Na kraju ulaganja svih kutija (ili posle preseka
obrade) u velikim kutijama računar odštampa rekapitulcije i zbirna aviza.
Rekapitulacije predstavljaju izvod svih kontrolnih konsignacija i uz njihovu
pomoč može da se prekontroliše kompletnost materiala u velikim kutijama. Podaci
u rekapitulacijama sadrže, pored oznaka računa korisnika, i sve brojeve kutija
u kojima je nastupio dokument za korisnika, kao i ukupne iznose svih dokumenata
koji se nalaze u kutijama. Ukupan iznos svih kutija predstavlja dnevni
kumulativni promet korisnika. Na nalozima koji idu u strano sedište, pored
rekapitualacije ispisuje se i zbirni avizo koji predstavlja samo dokument o
zajedničkom iznosu upućenom na određeno obračunsko sedište. Ovim podacima
dokumenti su već pripremljeni za ekspediciju u strano sedište. Kod naloga za
domaće korisnike treba dodati još samo izvode koji kod naloga za strana sedišta
zamenjuju već ispisane zbirne avize.
Treba spomenuti i
mogućnost razbijanja prevelikih zbirnih aviza na oko 500 naloga. Program koji
štampa rekapitulacije i zbirni avizo, automatski izradi rekapitulaciju i zbirni
avizo tako što objedini toliko kontrolnih konsignacija da je broj njihovih
dokumenata približno jednak 500. Preostale kontrolne konsignacije objedinjuje u
narednom zbirnom avizu.
Tako je faza
klasiranja završena. Ukoliko dolazi do prekomernog broja naloga u toku dana,
TEZAURUS programski paket ima još mogućnost prekida obrade pred kraj čišćenja
materijala sa ciljem da i u slučaju ovakvog dana filijala uputi veći deo naloga
za strana sedišta još istog dana.
Rezultati novog
rešenja klasiranja naloga platnog prometa u SDK Ljubljana bili su očigledni.
Svi glavni nedostaci AROPS hijerarhijskog načina klasiranja su otklonjeni.
1. Prostorije
U TEZAURUS načinu
klasiranja ne postoji više potreba za velikom centralnom prostorijom, pošto je
hijerarhijska funkcija sorta sada sužena na broj dokumenata jedne vrećice,
između 300 i 500 naloga, što prostorno iziskuje samo jedan sto. Radnici deluju
nezavisno jedan od drugog i tako mogu biti raspoređeni u više manjih
prostorija. Zato je moguća i decentralizacija procesa klasiranja po
poslovnicama i ekspoziturama, što je još od posebnog značaja kod filijjale sa
velikim brojem naloga.
2. Greške
Mogućnost za
pogrešno klasiranje naloga još uvek postoji, ali je ova mogućnost smanjena, jer
je kod manjeg broja naloga potreba za prevrtanjem dokumenata manja. Bitna
prednost sistema je u tome da je moguća stalna usputna kontrola obrađenog
materijala već na manjim količinama dokumenata pomoću kontrolnih konsignacija.
Kontrolu nad celokupnim delimičnim svrstavanjem (sortiranjem) imamo na jednom
stolu, a nalaženje pogrešno unetih naloga je kod ovako male grupe izrazito
pojednostavljeno i sigurno jer se svi nalozi nalaze na istom mestu.
3. Ispravljanje nađenih grešaka
Ispravljanje
grešaka sada se može obavljati direktno u računar pošto radnici izvrše kontrolu
sortiranih dokumenata pred kraj čišćenja prometne datoteke. Time se izbegavaju
brojne, inače, obavezne reklamacije.
4. Odgovornost za rezultat rada
Prema TEZAURUS načinu klasiranja ODGOVORNOST
JE TAČNO ODREĐENA. Za
delimične sorte u kutijama odgovorni su pojedini radnici - klaseri koji mogu da
potvrde svoj posao (kontrolne konsignacije) potpisom ili žigom. Konačno
ulaganje dokumenata zajedno sa kontrolnim konsignacijama u velike kutije
preuzimaju odgovornost radnici koji kontrolišu kompletnost materijala u velikim
kutijama. I ovi radnici svoj posao mogu da potvrde potpisom ili žigom. Pored
toga, može da se vodi tačna evidenca koja dokumenta (vrećice) je određeni
radnik klasirao i povratnom petljom, preko reklamacija, uspešnost rada radnika
može da se traži u klasiranju. I zainteresovanost za rad sa povećava, jer
radnik prati čitav proces rada od početka do kraja. Greške, otklonjene u
prethodnoj fazi, radnika ne sputavaju u narednoj fazi kontrole. Pošto svi
radnici deluju nezavisno, u rasporedu svog radnog vremena su slobodniji.
5. Ravnomernije opterećenje radnika
Ovakvo
opterećenje je uslovljeno nezavisnošću rada. Svaki radnik ima, u vreme svoje
izmene, više faza rada koje može sam da raspoređuje (klasiranje, kontrolisanje,
ulaganje). Jedini uslov za ravnomerno raspoređivanje posla između radnika je
ravnomerno priticanje materijala do grupe za klasiranje, a što zavisi od
organizacije rada u fazama rada predklasiranja.
6. Brzina
Klasiranja
čitavog materijala je srazmerna broju radnika koji su uključeni u proces. Svaki
radnik obavi konačno klasiranje dokumenata u jednoj vrećici. Nezavisno deluje
od ostalih radnika i zaposlen je sve dok ima vrećica u redu čekanja. Kad završi
fazu klasiranja, nastavlja sa kontrolom i ulaganjem dokumenata. I ove operacije
takođe obavlja nezavisno.
7. Faze rada
Faze rada
pojedinog radnika tačno su utvrđene. Pošto odgovara za tačnost svoga rada, što
potvrđuje žigom ili potpisom, lično je zainteresovan za tačnost izvršenja svake
faze rada. Učinjenom greškom u bilo kojoj fazi rada radniku se pojavljuje
problem u narednoj fazi (povratna petlja). Radnik vidi i može da popravlja
uspešnost svog rada ako on obavlja obradu čitavog procesa klasiranja svih
dokumenata za svoju kutiju.
8. Rad klasera u TEZAURUS
Ovaj rad u
TEZAURUS načinu klasiranje obrade dokumenata u odnosu na hijerarhijski način
lakši je i raznolikiji. Sve faze rada klaser može da izvrši sedeći za stolom.
Prenos dokumenata sveden je na prenošenje konačno sortiranih kutija do mesta
ulaganja u velike kutije. U toku svog radnog vremena obavi više raznih faza
rada koje posao klasera, bar u odnosu na stari način, čine interesantnijim.
9. Zavisnost računar – klaser
TEZAURUS načinom
klasiranja ova zavisnost je obrnutog pravca. Po novom načinu računar zavisi od
toga kako se obrađuju dokumenti u grupi za klasiranje, a ne obrnuto. S obzirom
na podatke koje dobije od klasera (dnevnik klasiranja) računar štampa
konsignacije rekapitulacije i zbirna aviza po odgovarajućem redosledu. Time je
grupa za klasiranje dobila mogućnost paralelnog rada sa sistemskom kontrolom i
odeljenjem za upisivanje naloga u sistem (bušenje). Ovo omogućava brže
kompletiranje materiala, što postaje od posebnog značaja u kritičnom periodu
obrade u popodnevnim časovima.
10. Kontrolna faza klasiranih naloga
Ova faza obavlja
se još u vreme rada (aktivnog) kontrolnog programa. Time je data mogućnost da
se greške, koje su posledica pogrešno usmerenog dokumenta prilikom upisivanje
naloga u sistem (pogrešno bušenje, prenos 701-603 – itd.), istovremeno isprave
preko normalnih ispravki sistemske kontrole. S obzirom da se kontroliše
relativno mala količina naloga, pronalaženje pogrešno klasiranih naloga je
mnogo jednostavnije. Raspoređivanje faze kontrole u toku celog dana ima
prednost i u bržem kompletiranju materijala i u sigurnijoj konačnoj obradi.
11. Dostavljanje zbirnih aviza
Dostavljanje se
može razbiti na grupe dokumenata sa oko 500 naloga, što pojednostavljuje
upisivanje i kontrolu podataka filijali koja ove naloge pirma. Razvijanje u
ovakve grupe je organizaciono sada jednostavno pošto u određenom zbirnom avizu
učestvuju dokumenti kutija koje zajedno sadrže oko 500 naloga. Kutije, koje
učestvuju u jednom zbirnom avizu, ispisane su na listi rekapitulacija za dato
sedište.
Rezultati poboljšanja
rada iskazuju se u:
- smanjenju broja reklamacija kako zbog pogrešno klasiranih naloga, tako i zbog pogrešno usmerenih naloga;
- ubrzanju obrta sredstava; zbirna aviza se mogu dostavljati isti dan i u vreme velikih opterećenja platnog prometa;
- konsignacije, koje prate naloge, štampane su po istom redosledu po kojem su nalozi uloženi;
- ukidanju treće (noće) smene i kod filijala sa največim brojem naloga.
Ni komentarjev:
Objavite komentar